Hintergrund der geänderten Nutzungsbedingungen ist primär der Übergang der Trägerschaft der deutschen Instanzen zum museum-digital Deutschland e.V. In diesem Rahmen haben wir mit anwaltlicher Hilfe daran gearbeitet, die Nutzungsbedingungen rechtssicherer und ausführlicher zu gestalten.

Im Rahmen der Aktualisierung der Nutzungsbedingungen sind ebenfalls einige technische Neuerungen hinzugekommen – es muss schließlich auch bei jedem Nutzer festgehalten werden, wer wann welchen Nutzungsbedingungen zugestimmt hat. Eine Liste der Nutzungsbedingungen, zu denen man zugestimmt hat, lässt sich nun entsprechend auf der Seite „Kontoeinstellungen“ in musdb einsehen.

Die aktualisierten Nutzungsbedingungen können jederzeit im Handbuch eingesehen werden.

Anmeldung    Bitte melden Sie sich an unter: https://verein.museum-digital.de/anmeldung/

Programm

9.30      Begrüßung & Einführung

Der Verein museum-digital stellt sich vor
Miriam Anders, Museumsverband Rheinland-Pfalz & Arne Lindemann, Museumsverband Brandenburg

9.45      Nutzungsmöglichkeiten von museum-digital

Von Ahnenforschung bis Zeitungsartikel: Museum-digital als Ausgangspunkt für Kooperationen und Recherchen, ein Überblick
Anne-Katrin Koch, Museumsverband Rheinland-Pfalz & Sarah Wassermann, Museumsverband Brandenburg

VORLÄUFIGER TITEL: Der Einsatz von museum-digital im FHXB Friedrichshain-Kreuzberg Museum
Jana König & Teresa Schenk, FHXB Friedrichshain-Kreuzberg Museum

10.30    Das neue museum-digital Frontend und Ausblick
Joshua R. Enslin, Freies Deutsches Hochstift, Hessen

11.00    Pause

11.15    Projektvorstellungen

Neue Biographien auf dem Berlin-Brandenburgischen Künstlerlexikon
Iris Berndt, Berlin-Brandenburgisches Künstlerlexikon

Brandenburg-sammelt: eine regionale Sammlungsseite mit Hilfe der museum-digital-Schnittstelle – die Umsetzung
Sarah Wassermann, Museumsverband Brandenburg

3D-Modelle als Medienobjekte in museum-digital einbinden
Marleen Schindler, Sorbisches Institut / Museum Sorbische Webstube Drebkau

12.00    Möglichkeiten der Datenmigration

Voraussetzungen für den Datentransfer von Primus zu museum-digital
Susanne Opfermann, Landesstelle für Museen Baden-Württemberg

VORLÄUFIGER TITEL: museum-digital als Onlinekatalog
Noreen Klingspor, Landesmuseum Württemberg

Datenmigration zu museum-digital im Alliiertenmuseum. Ein Erfahrungsbericht
Florian Pauls, Alliiertenmuseum Berlin

13.00    Verabschiedung

Dass die Pläne des ehemaligen Bergbau-Konzerns Mansfeld auch Bauten aus unserer nächsten Umgebung zeigen, haben wir geahnt. Nun haben wir tatsächlich mehrere Bauzeichnungen gefunden, die Planungen aus unserer Nachbarschaft zeigen und von denen wir Euch ein Gebäude etwas näher vorstellen wollen.

Wenn wir einen Blick aus unserem Bürofenster im Mansfeld-Museum im Humboldt-Schloss werfen, fällt er zunächst auf den Schlosspark. Heute weitgehend verborgen hinter Bäumen, befinden sich mehrere Wohnhäuser, von denen wir jetzt wissen, dass diese in den 1920er Jahren von der Mansfeld-AG für ihre Mitarbeiter errichtet wurden.

Die idyllisch gelegenen Wohnhäuser im Park wurden für leitende Beamte und Geschäftsführer des Werks erbaut. Einige Pläne zeigen ein herausstechendes Wohnbauprojekt: Es handelt sich um Bauzeichnungen für das Haus von Otto Busse. Busse war von 1910 bis 1927 Direktor des Mansfelder Kupfer- und Messingwerkes (MKM) in Hettstedt, das unweit des Schlossparks gelegen ist und das bis heute produziert.

Die Pläne für das „Landhaus Dr. Busse“ von 1923/24 zeigen das Gebäude bis ins kleinste Detail: unter anderem sind Fensterläden, Kandelaber, auch Rankgitter und Sitzbänke dargestellt. Ebenso findet sich auf einem der Pläne eine Staffagefigur: An der Eingangstür ist ein Mann in Mantel und mit Hut dargestellt, der im Begriff ist, die Tür zu öffnen. Er stellt nicht etwa den Hausherren Busse dar, sondern die eingefügte Figur erleichtert es dem Betrachter, die Dimensionen des Hauses zu erfassen.

An den Grundrissen und dem Raumprogramm lässt sich ablesen, dass es sich hier um ein Haus für ein Mitglied der gehobenen bürgerlichen Gesellschaft handelt, ein Wohngebäude, das nicht nur funktional, sondern auch repräsentativ geplant wurde: Im Erdgeschoss befinden sich die Räume des Hausherren, die zugleich für den Empfang von Gästen ausgelegt sind: Erker, Kleiderablage und große Diele mit Kamin; das Herrenzimmer, das Wohnzimmer, der Wintergarten sowie in funktionaler Reihenfolge die Küche, ein Anrichtezimmer mit Geschirr- und Wärmeschrank sowie das Esszimmer. Im Obergeschoss sind die Schlafräume, die Räume der Hausdame, ein Gästezimmer sowie die Plättstube und im Dachgeschoss – wie zu erwarten – das Zimmer des Dienstmädchens.

Das Haus Busse ist ein für die damalige Zeit, in der sich etwa das Bauhaus in Weimar auf den Weg zur modernen Architektur macht, kein demonstrativ avantgardistisches Gebäude. Seine Architektursprache ist vielmehr dem konservativen Reform- oder Heimatstil zuzurechnen.

Heute ist das Landhaus Busse Gästehaus der noch immer bestehenden Mansfelder Kupfer und Messing GmbH Hettstedt, kurz MKM, die auch der Markenrechtsnachfolger des 1995 aufgelösten Mansfeld-Konzerns ist, und Teil des Werksgeländes. Seit seiner Errichtung wurde das Gebäude mehrfach umgebaut und erweitert.

Viele weitere Pläne von Wohnhäusern in Burgörner und Hettstedt die einst im Besitz des Mansfeld-Konzerns waren, vom Unternehmen ge- oder verkauft, erbaut oder umgebaut wurden, befinden sich im Rissarchiv des Mansfeld-Museums. Sie dokumentieren die prägende Bedeutung des Werks für die bauliche Entwicklung der Orte – auch der Wohngebiete. Anfang des kommenden Jahres werdet Ihr einige davon auf museum-digital ansehen können.

Digitalisierungs- team: Jenny Rempel, Sabine Breer und Bärbel Haft

… und Karten gibt es im Mansfeld-Museum. 40.000 sind es schätzungsweise, und oft sind sie von großem Format.

Es sind vor allem historische Karten, technische Pläne und Architekturzeichnungen aus dem Bestand der Mansfeld-AG, die seit 2014 digital erfasst werden. Davon ist momentan eine Auswahl von 250 Plänen auf museum-digital veröffentlicht.

Nun läuft die dritte und letzte Förderperiode des Landes Sachsen-Anhalt, der Stiftung der Sparkasse Mansfeld-Südharz und der Stadt Hettstedt, die das Digitalisierungsprojekt finanziell ermöglicht haben.

Erstmals gibt es ein kleines Team von Mitarbeitern, die die Projektleiterin Sabine Breer unterstützen: Bärbel Haft, Juliane Bischoff und Jenny Rempel konnten für die Arbeit im Archiv, der Erfassung der Objekte sowie für die Fotografie und die Bildbearbeitung gewonnen werden.

Unser gemeinsames Ziel ist es, dieses Jahr den 1000. Plan zu digitalisieren. Wir sind zuversichtlich! Bevor die Pläne Anfang 2017 bei museum-digital hochgeladen werden, gibt es hier im Blog immer mal wieder kleine Nachrichten zu überraschenden Funden, die sich während der Digitalisierung ergeben.

Als Begleitmaterial dazu wurde jetzt bei museum-digital: sachsen-anhalt ein Themenportal „Carl Friedrich Ludwig Plümicke (1791 – 1866)“ und im Kontext dazu weitere Objekte präsentiert, um die vielfältigen Verknüpfungen auch des Mansfelder Bergbaus zu belegen (hier).

Im Vorwort heißt es, dass zum Thema „Erster Weltkrieg“ zwar viel publiziert worden sei … „Auffällig ist jedoch, dass kaum regionale Aspekte für die damalige preußische Provinz und das Herzogtum Anhalt untersucht und betrachtet werden. Dem Bemühen, dieses Defizit auszugleichen, entsprang die Idee, eine Wanderausstellung in Sachsen-Anhalt zum Thema „Heimat im Krieg 1914 – 1918“ vorzubereiten. Dem Projekt schlossen sich nicht nur zahlreiche Museen in unserem Bundesland an, auch das Institut für Geschichte der Otto-von-Guericke Universität Magdeburg konnte als Partner gewonnen werden und Studierende begaben sich auf Spurensuche.“

Das bei museum-digital jetzt verfügbare Thema wird sich an die Wanderausstellung anlehnen, darüber hinaus aber weitere Objekte zum Kontext präsentieren.

Hier im Hettstedter Mansfeld-Museum digitalisieren wir gerade unseren Bestand an Bergbauplänen, die im bergmännischen Sprachgebrauch auch Risse geannt werden. Immer wieder gibt es überraschende Funde während unseres Digitalisierungsprojektes. Das kommt daher, dass ein Großteil des Rissarchivs bisher nicht erfasst und auch nicht gesichtet wurde. Das Projekt trägt also gleichzeitig zur Erschließung eines Sammlungsbestandes bei, und dank museum-digital können unsere jüngsten Funde auch zeitnah der Öffentlichkeit vorgestellt werden.

Das Rissarchiv selbst zeugt von den baulichen Aufgaben des auch überregional bedeutenden Montanbetriebes Mansfeld über und unter Tage. Es bildet zugleich die technischen Leistungen der Ingenieure ab: Viele der Pläne zeigen die hochinnovative Technik, die im Bergbau früh eingesetzt wurde, wie zum Beispiel Dampfmaschinen.

Besonders augenfällig wird dies bei den gerade wiederentdeckten Bergschüler-Zeichnungen. Die 1798 gegründete Bergschule Eisleben gehört zu den ältesten Ausbildungsstätten für den Bergbau weltweit. Dort wurden vor allem ausgewählte und verdiente Bergleute des Mansfeldkonzerns für höhere Dienste unter anderem in den Fächern Mathematik, Markscheiden und Zeichnen ausgebildet. Ein Teil dieser Zeichnungen, die die Bergleute in ihrem Unterricht anfertigten, hat sich im Mansfeld-Museum erhalten. Die farbigen Zeichnungen – auf denen sich hin und wieder Anmerkungen der Lehrer finden – bilden beispielsweise Pferdegöpel bis hin zu Dampf- und Bohrmaschinen ab und spiegeln gleichzeitig wieder, wie groß die technischen Umbrüche in der Zeit der beginnenden Industrialisierung waren. Sie sind damit nicht nur Teil der Wirtschaftsgeschichte der Region, sondern darüber hinaus ein beutendes Zeugnis der Industriekultur überhaupt.

Die äußerst sehenswerten Zeichnungen der Eislebener Bergschüler werden in Kürze auf museum-digital eingestellt. Als kleinen Vorgeschmack gibt es aber hier schon mal einige Bilder zu sehen! Es handelt sich um Details von einer Eisen-Bohrmaschine, einer Pumpe und einer Fördermaschine.

Im bisher größtenteils ungesichteten Bestand von 45.000 Rissen werden immer wieder überraschende Funde gemacht. Hier im Blog bietet sich die Möglichkeit, schon vor der Veröffentlichung auf museum-digital von den großen und kleinen Fundstücken zu berichten.

Für museum-digital ist so eine runde Zahl selbstverständlich ein Grund zu feiern – auch wenn die Zahl veröffentlichter Objekte nur ein eher unwichtiger Indikator für den Erfolg ist. Wichtiger ist es, dass die Objekte in einer Weise aufbereitet und veröffentlicht wurden, die sie im Netz leicht findbar macht und den Suchenden Antworten und den Hinweis auf die Museen gibt. Objekte auf diese Weise zu veröffentlichen braucht seine Zeit.

Neben einer gewissen technischen Grundausstattung wie Kameras, Stativen, Scannern, Datenbanken und Ähnlichem benötigt man Personal mit zum Teil umfangreiche Kenntnissen aus recht unterschiedlichen Bereichen. Soweit ich weiß kann man diesen Bereich nicht studieren, sondern muss ihn sich derzeit noch selbst erarbeiten (auch wenn das Studium der Museologie sicherlich in diese Richtung geht, aber aus unserer Sicht nicht alles umfasst). Für gewöhnlich erarbeitet sich ein Wissenschaftler neue Wissensbereiche, ob es sich dabei um wissenschaftliche Themen handelt oder darum, wie ich eine professionelle Foto-Reproanlage benutze und diese bis hin zu den verwendeten Dateiformaten und Langzeitarchivierungsstrategien und einer Sicherung und Nachhaltigkeit des Arbeitsergebnisses durchdenke. Ein Wissenschaftler kennt sich darüber hinaus mit den wissenschaftlichen Informationen in der Datenbank aus. Zusätzlich braucht man jemanden, der sich in der professionellen Verwaltung und Verzeichnung einer Sammlung auskennt: Arbeitsabläufe, konservatorische Rahmenbedingungen, Lagerung, Sicherheit etc. bilden sich auch in der Datenbank ab. Für das Grundverständnis einer Datenbank und deren Bedürfnisse braucht es das technische Wissen bzw. ein entsprechendes Verständnis. Für die Erstellung von guten Abbildungen benötigt man Wissen über die konservatorischen Rahmenbedingungen für das fotografierte bzw. reproduzierte Material, damit es bei dieser Gelegenheit nicht beschädigt wird. Außerdem muss man die Digitalfotografie (immerhin ein voller Ausbildungsberuf bzw. ein Studium) und bei dieser insbesondere die Farbtreue (Colormanagement) beherrschen – eine Grundbedingung in einem Kunstmuseum. Dazu kommt die Kenntnis dessen, was mit der Onlinepublikation der Daten im Internet verbunden ist:
– die Referenzierung auf Normdaten und anderen Internetquellen, die in der Ausgangsdatenbank mitgedacht werden sollten (GND, VIAF, Wikipedia, spezielle oder allgemeine Thesauri zu unterschiedlichen Themen: ULAN, Geonames, TGN, AAT u. a.)
– Kenntnis und Beherrschen von LIDO, das ebenfalls günstigstenfalls in der hauseigenen Datenbank mitgedacht und einbezogen sein sollte
– eingehende Kenntnisse der rechtlichen Rahmenbedingungen sowohl intern als auch für die Onlinepublikation, insbesondere des Urheberrechts.
Grundbedingung und Basis einer effektiven Digitalisierung ist eine gut funktionierende und zu den Anforderungen der Digitalisierung passende IT-Struktur und IT-Betreuung im eigenen Haus.

Eine Datenbank ist etwas grundsätzlich anderes als eine Karteikarte, sie kann viel mehr, eröffnet eine neue Welt von Möglichkeiten. Wenn man sich eine Datenbank kauft, muss einem bewusst sein, dass man sich ein (meist) sehr leistungsfähiges Instrument anschafft, das man beherrschen muss, damit man es für sich nutzen und punktgenau einsetzen kann. Man muss es zunächst verstehen, seine Wirkungsmöglichkeiten, seine Defizite. Dann sollte man sich überlegen, wo die bisher erhobenen Informationen hinkommen sollen, damit sie später für die zu erwartenden Arbeitsabläufe an der richtigen Stelle stehen und voll nutzbar sind. Damit sind Abläufe innerhalb des Hauses im Blick, die mit den Kollegen abgesprochen und auf Tauglichkeit erprobt werden müssen. Eine Erfahrung aus anderen Häusern ist (die Moritzburg ist noch nicht so weit), dass sich sogar durch das Vorhandensein der Datenbank Arbeitsabläufe ändern, sogar effektiver und zeitsparender werden können, wenn man denn willens und in der Lage ist, diese auszuprobieren.

Mit der Übertragung von analog vorliegenden Informationen in die Datenbank wäre man schlecht beraten, wenn man einfach nur den bisherigen Erfassungsstand abschreibt. Es wäre ein ungewöhnlich gut geführtes Museum, dessen Erfassungsunterlagen immer auf dem neuesten, besten Stand sind und alle Angaben immer fehlerfrei sind. Die Realität dürfte in den meisten Häusern eine andere sein. Aus diesem Grund sollte man nicht nur die z. B. für die Online-Publikation zusätzlichen Informationen mit in die Datenbank aufnehmen, sondern auch die Ressourcen im Internet zur Erweiterung und Verbesserung der Informationsgrundlage zu den eigenen Werken nutzen bzw. auch – wenn nötig – die Bibliothek konsultieren. Klar: Befinden sich die analogen Erfassungsunterlagen in schlechtem Zustand und ist infolgedessen der Nachrecherchebedarf groß, können eine geringere Anzahl von Datensätzen erarbeitet werden als wenn auf guten Unterlagen aufgebaut werden kann. Gute Unterlagen können von geringer qualifiziertem Personal übertragen werden. Je mehr Informationen fehlen oder überarbeitet werden müssen, desto höher muss der Bildungsgrad des Personals sein.

Personal, insbesondere gutes Personal, ist sowieso Dreh- und Angelpunkt von allem: Wofür der eine zwei Monate benötigt, daran arbeitet ein anderer ein ganzes Jahr. Da die Digitalisierung eine Langzeitaufgabe ist, ist neben der ebenfalls sehr wichtigen Qualität der Arbeit auch die Arbeitsgeschwindigkeit des Personals extrem wichtig. Es lässt sich leicht ausrechnen, wohin man mit der Person, die innerhalb von zwei Monaten ein Werk bearbeiten kann, innerhalb von 10 Jahren kommt, und wohin mit der anderen.

Es mag einige überraschen, aber aus unserer Sicht ist der Arbeitsbereich der Digitalisierung ein neuer innerhalb des Museums, der – wenn man ihn professionell und kompetent betreibt und nicht nur Dinge irgendwo in eine Datenbank hineinschreibt, mit seiner Gemengelage aus Kompetenzen durchaus anspruchsvoll ist. In dieser Aussage liegen verschiedene Problemlagen versteckt, die die Kollegen in den Häusern sicherlich wiedererkennen werden, wenn sie hier kurz angerissen werden. Ältere Kollegen sind oft schwer für die Digitalisierung zu erwärmen. Der strukturierende Aufwand vor Beginn der eigentlichen Digitalisierung bzw. die Folgen, die die Einführung einer Datenbank hat, werden unterschätzt. Es kann kein oder zu wenig Personal eingestellt werden für diese zusätzliche Aufgabe. Das Personal hat nicht die notwendigen Kenntnisse. Es fehlt die Langfristigkeit.

Eines scheint aber sicher: Die Zukunft ist digital und deswegen ist ein Museum gut beraten, sich früher oder später auf den Weg zu machen und seine eigene Strategie dieser Gewissheit gegenüber zu entwickeln. Was auch klar ist: Es führen mehrere Wege zum Ziel und in jedem Haus gibt es unterschiedliche Bedürfnisse, Wünsche, Anforderungen. Deswegen gibt es kein für alle geltendes Rezept für die Digitalisierung und jedes Haus muss seinen Weg selbst suchen.

Aus diesem Grund und weil plötzlich die Preise für Migrationen bei unserem Software-Anbieter extrem angestiegen sind, haben wir zuletzt eine „Migration per Hand“ beauftragt: Wir haben mit der Hälfte der durch den Software-Anbieter verabschlagten Summe jemanden bezahlt, der die Daten passgenau, ohne Ärger und anschließenden Bereinigungsaufwand, per copy & paste von einer Datenbank in die andere umsetzt – ein sehr schnelles und zufriedenstellendes Ergebnis. Jeder, der eine Migration plant und finanziell das meiste herausholen möchte, sollte genau durchkalkulieren, was auf ihr zukommt. Sonst ergeht es ihm möglicherweise wie uns zu Beginn des Projektes. Ein möglicher Weg könnte sein, die Dauer einer Bereinigung oder des copy & paste-Verfahrens über ein paar Stunden auszuprobieren und anschließend hochzurechnen.

Handelt es sich um große Mengen Daten, die womöglich auch noch von ausgezeichneter Qualität sind (und damit „Wert“ haben), sieht es natürlich anders aus. Es könnte sein, dass sich dann zum Beispiel solche Lösungen empfehlen wie die Daten aus der Datenbank auszugeben (zum Beispiel in Tabellenform) und diese dann zu bearbeiten (zum Beispiel nicht passende Inhalte in eine neu angelegte Spalte direkt daneben umzusetzen oder über Sammelveränderungen Einträge zu vereinheitlichen). Einzelne Arbeiten können aufgrund der Struktur der Zieldatenbank möglicherweise besser in dieser bewältigt werden. Übersteigt die Anzahl der Datensätze eine kritische Menge, ist tatsächlich die Migration nicht zu vermeiden. Zu den Kosten der Migration müssen als natürliche Folge dieses Vorgangs dann auch immer die Kosten für Personal, das eine Bereinigung vornimmt, mitkalkuliert werden. Wo die kritische Menge anfängt, muss jeder für sich selbst ermitteln. Nach meiner Erfahrung liegt sie aber deutlich höher als 1.000 Datensätze.

Um es kurz zu machen: Im September 2012 trafen wir uns mit den beiden Geschäftsführern der Firma Zetcom zu einem Krisengespräch, bei dem wir den Rücktritt vom Ankauf von MuseumPlus in Aussicht stellten, wenn nicht die Datenbank in absehbarer Zeit stabil und ohne Fehlfunktionen (wie z. B. das selbsttätige Beenden von Arbeitssitzungen) läuft. Erst bei diesem Termin erhielten wir die definitive Auskunft, dass scheinbar die Datenbank-Software Oracle, auf der MuseumPlus bei uns installiert war, für diese Fehlfunktionen verantwortlich sei. Bereits zuvor hatten wir diese Auskunft, formuliert als Vermutungen, erhalten. Immer jedoch ließ uns die Firma Zetcom wissen, dass es sich allein um unser Problem handeln würde, denn ihre Software liefe einwandfrei. Wenn sie bei uns nicht liefe, sei etwas in der IT-Struktur bei uns nicht richtig. Tatsächlich scheint MuseumPlus nur dann fehlerfrei auf Oracle zu laufen, wenn sich jemand im Haus befindet, der dieses Programm sehr gut kennt, alle neuen Systemversionen sofort einspielt und es bis in Details hinein (z. B. Konfiguration von Spracheinstellungen etc.) beherrscht.

Diese Anforderung war bei uns im Haus nicht gegeben. Wir war es dazu gekommen? Bis heute steht auf der Homepage von Zetcom zu den Systemanforderungen, dass MuseumPlus für Standardumgebungen entweder auf einem MS SQL-Server oder auf Oracle läuft. Da unser IT-Experte im Haus bei anderen Anwendungen gute Erfahrungen mit Oracle gemacht hat, bevorzugte er dieses Programm und wir kaufen es an, obwohl es teurer als ein MS SQL-Server war. Wir bekamen zu keinem Zeitpunkt eine Warnung oder auch nur ein Hinweis, dass mit Oracle ggf. Schwierigkeiten zu erwarten seien oder größere Anstrengungen zu einbem fehlerfreien Betrieb zu machen seien. Und gingen aufgrund unserer hauseigenen Erfahrungen davon aus, dass es sich um ein Abstimmungsproblem zwischen Oracle und MuseumPlus handelt, bei dem nach unserer Auffassung MuseumPlus mindestens zur Hälfte mitverantwortlich wäre.

Wir erhielten bei dem oben genannten Krisengespräch von Zetcom daraufhin das Angebot, für die Hälfte der normalerweise in Rechnung gestellten Kosten von dem Oracle-Server auf einen MS SQL-Server umzuziehen. Dieses wurde bis Mitte Oktober 2012 realisiert. Danach kamen keine Fehlfunktionen mehr vor und die Datenbank läuft seitdem stabil.

Die Unsicherheit, ob Arbeiten in der Datenbank ordnungsgemäß gespeichert und am nächsten Tag wieder aufzurufen waren, führte dazu, dass wir bis Oktober 2012 außer Suchabfragen keine Eingaben oder Datenbereinigungen vornahmen, also mit der Datenbank nicht aktiv arbeiteten. Da auch bei der Datenmigration Zweifel an der Qualität des Ergebnisses aufgetaucht waren, wollten wir auch an diesem ggf. zu reklamierenden Ergebnis bis zur Beantwortung dieser Frage keine Veränderungen vornehmen.

Diese ganzen Verzögerungen waren natürlich an sich ärgerlich. Wir hatten immerhin Personal für Datenbankarbeiten eingeplant, das woanders eingesetzt werden musste. Nicht zuletzt hatten wir einen Dreijahresplan erstellt mit einer nicht unerheblichen Anzahl an Datensätzen und einem durchgerechneten Arbeitsprogramm. So war klar, dass sich dies in den beiden folgenden Jahren „drängen“ würde. Dazu später mehr.

Im Nachhinein lässt sich sagen, dass es günstiger gewesen wäre, nach Ende der Datenmigration und Installation der Software im Haus deren einwandfreie Funktionsweise zunächst zu prüfen. Und auch die Datenbereinigung hätte erst abgenommen werden müssen.

1. Eine der zu migrierenden Dateien lag in einem derart veralteten Zustand vor (Access 2000), dass es im Haus nur noch einen einzigen Computer gab, auf dem man die Daten aufrufen konnte. Wir haben darauf spekuliert, dass es reichen würde, wenn zum Migrationsgespräch der Leiter dieser betreffenden Sammlung, der die Inhalte der Datenbank überschauen sollte, hinzukommt und den Mitarbeitern von Zetcom die entsprechenden Auskünfte persönlich erteilt. Dies hat sich als zutreffend herausgestellt. Im Prinzip ist diese Vorgehensweise allerdings nicht zu empfehlen, denn man sollte sich jede Spalte vor der Migration genau von oben bis unten ansehen, auch wenn es sich wie in diesem Fall um 30.000 Datensätze handelt.

2. Die Software, mit der wir zur Detailspezifikation die zu migrierende Datei ansehen wollten (FileMaker), war nur mit zwei Lizenzen im Haus vorhanden und nur in einer anderen Liegenschaft ca. 500m Luftlinie entfernt an zwei Computern anderer Kollegen verfügbar. Die Verantwortliche für den Migrationsprozess kannte sich nicht (wie auch kein anderer im Haus, sogar die User) mit der Benutzung, Administration und den Details dieses Programms aus. So war es schwierig bis fast unmöglich, vorher Änderungen an den Daten vorzunehmen, ohne eine gewisse Einführung in das Programm.

3. Da das Software-Unternehmen, dass eine der zu migrierenden Datenbanken seinerzeit programmiert hat (Nr. 6), insolvent geworden ist, lag zum Zeitpunkt der Migration nur noch ein Datenbank-Dump (eine Kopie der Datenbank) bzw. ein Export in Excel vor, so dass die Datenstruktur live in der Datenbank nicht mehr nachvollzogen werden konnte.

Für die Projektleiterin als Verantwortliche für den Migrationsprozess war es neben diesen technischen Problemen weder auf die Schnelle noch von Wissen her möglich, die Datenqualität im Detail zu beurteilen oder sogar inhaltlich zu verbessern. Dennoch kann man auf eine „strukturelle“ „technische“ Richtigkeit achten: Es kam bei den Gesprächen über die Details des Migrationsprozesses heraus, dass für eine gute Qualität des Endergebnisses wichtig ist, dass entweder jede Information in einem extra-Feld vorliegt, so dass sie bequem an die richtige Stelle gelenkt werden kann, oder die Angaben mit einer maschinellen, nämlich 100%igen Präzision immer identisch eingetragen sind.
Dazu ein paar Beispiele: Wir hatten ein Feld mit Maßen, dass nach der Struktur der vorherigen Datenbank völlig richtig mit den Maßen von Höhe, Breite und Tiefe mit drei Werten, getrennt durch „x“, befüllt war (also z. B.: 35x34x56 oder 35cm x 34cm x 56cm). Nun sah die neue Datenbank die Trennung der drei Werte in eigene Felder für Höhe, Breite und Tiefe vor. Nur wenn in allen, aber wirklich allen Feldern (in diesem Fall z. B. 14.400 Mal) die Einträge immer gleich sind, einschließlich der verwendeten Leerzeichen zwischen den „x“, können diese Daten maschinell getrennt werden. Sollte mal ein Tippfehler vorkommen, passiert an dieser Stelle bei der Übernahme ein Fehler.
Die Erfahrung lehrt, dass von Menschen erzeugte Daten ebenso wie solche von Museumsobjekten sich dieser 100%-Regel entziehen. So muss man neben schlichten Fehlern z. B. mit Zusätzen zu den Maßen im Sinne eines Kommentars rechnen (z. B. „mit Sockel 15 cm“) und anderen Ausnahmen, für die dann eine eigene Spalte einzurichten wäre. Kennt man die Regeln für die Übernahme genau (und von Firma zu Firma dürften dort Unterschiede sein), kann man vor der Migration seinen Datenbestand nach diesen Kriterien optimieren, ohne in die Inhalte gehen zu müssen. Inhaltliche Fehler bleiben natürlich bestehen und werden auch durch eine neue Datenbank nicht besser. Dort wirken die Fehler nur noch deplazierter.

Häufig dürfte es sich bei einer Migration um ein Überspielen einer einfachen Datenstruktur in eine komplexere handeln. Es bietet sich an, sich vor der Migration den Aufwand der Bereinigung vorher bzw. hinterher sehr klar und deutlich vor Augen zu führen. Bei uns war es leider so, dass wir zwar vor der Detailspezifikation Zeit gehabt hätten, diese Bereinigungen durchzuführen, aber nicht abschätzen konnten, dass dies nötig sein würde. Und nach der Detailspezifikation war der Zeitplan so eng, dass wir nur noch Details ändern konnten, bevor wir die Dateien endgültig abgeben mussten. Wären wir uns der Konsequenzen für die anschließende Bereinigung, die übrigens derzeit immer noch nicht abgeschlossen ist!, bewusst gewesen, hätten wir natürlich den Zeitplan in Frage gestellt. Es kam uns sogar so vor, als hätte uns die Firma gern vorher über den aus unserer Sicht für erfahrene Datenmigrierer absehbaren Bereinigungsaufwand aufmerksam machen können. Dieser Eindruck kam zustande, weil die Firma zur kostenmäßigen Veranschlagung der Datenmigration gesagt hatte, sie würde die Daten „analysieren“. Bei uns entstand – etwas naiv im Nachhinein – der Eindruck, als würde sich die Firma der Daten in irgendeiner Hinsicht „annehmen“, uns Unerfahrene beraten und die Daten auf der Basis ihrer umfangreichen Migrationserfahrung mit technischen Mitteln womöglich noch „verbessern“, indem die Firma Probleme erkennt und technisch löst oder uns eben auf sie hinweist. Dies war ein folgenschwerer Irrtum.

Aber dennoch bleibt im Nachhinein der Wunsch, vorher auf den abzusehende Bereinigungsaufwand hingewiesen worden zu sein. Wir hatten zum Bereinigen mehr die Inhalte im Blick. Heute wissen wir, dass sogar eine Migration von einer hochkomplexen Software in eine andere zu z. T. erheblichem Bereinigungsaufwand führt, allein deswegen, weil beide Programme ihre Inhalte technisch oder strukturell auf eine andere Weise ablegen.
Ein anderes Beispiel veranschaulicht ein ähnliches Problem: In der FileMaker-Datei zu 21.700 Photographien hat der Eingebende über 20 Jahre für jedes Foto neu den Autor (den Fotografennamen) angelegt und hingeschrieben. In neueren Systemen wie auch im MuseumPlus ist dieses Problem heute überwiegend so gelöst, dass nur noch einmal ein Künstlername geschrieben wird und dieser dann, wenn man ihn braucht, mit dem entsprechenden Objektdatensatz nur noch verknüpft wird und entsprechend tausende Male zweitverwendet werden kann. Beim Schreiben dieser Namen hat der Eingebene (natürlich!) Fehler gemacht: Mal war das Komma zwischen Namen und Vornamen ein Punkt oder ein Semikolon geworden, mal fehlten Buchstaben etc. Weil die Namensspalte vorher nicht bereinigt war, hat jede andere Schreibweise des Namens, auch wenn es sich nur um ein Komma handelte, einen neuen Künstlerdatensatz verursacht, so dass bis zu fünf Namensvarianten und damit Datensätze pro Person existierten. Bei knapp 10.000 Künstlern wächst sich die Bereinigung allein dieser Spalte zu einer Monate umfassenden Tätigkeit aus.
Ein klarer Nachteil war, dass die Datenbank hier nicht vor Ort installiert war, so dass die Möglichkeiten, sich als Laie das Migrationsergebnis Spalte für Spalte vor Augen zu führen, so gut wie unmöglich war.

Teil des Migrationsprozesses war eine so genannte „Detailspezifikation“, d. h. eine Besprechung der zu migrierenden Dateien mit einem Mitarbeiter der Firma Zetcom über drei Tage hier vor Ort in Halle. Datei für Datei und Spalte für Spalte ist besprochen worden, in welches Feld der neuen Datenbank die Inhalte wandern sollen. Dazu ist ein Dokument erstellt worden, das die Besprechungsergebnisse festhält: Es handelt sich um eine Excel-Liste, in der im Kern schlicht eine Spalte aus der Ausgangsdatei einer Spalte in der Zieldatenbank zugeordnet ist. Jeder, der eine Migration anstrebt, kann sich das zukünftige Ergebnis sehr gut selbst vor Augen führen, wenn er sich die Inhalte der Ausgangsspalte (vollständig bis ganz nach unten!) ansieht und in der zukünftigen vorstellt. Jegliche in der Ausgangsdatei strukturell falsch abgelegte Information wird in der Zieldankenbank in der falschen Spalte erscheinen und wird entweder vorher oder hinterher bereinigt werden müssen.

Nun geht es in die Details: In unserem Fall hatten wir es mit der Firma Zetcom und ihrem Produkt „MuseumPlus“ mit einem Zusatzbereich (=Ausstellungsmanagement) zu tun. Firmenpraxis ist, dass die Datenbank vor dem Ankauf nur auf ausdrücklichen Wunsch des Auftraggebers vor Ort installiert wird. Andere Software-Anbieter stellen eine kostenlos und einfach herunterzuladende Demo-Datenbank zur Verfügung, damit der Käufer Tests und alle denkbaren Arten von Eingaben bzw. Suchabfragen tätigen kann, um die Datenbank zuvor eingehend kennen zu lernen. Auf eine vorherige Installation des Programms und auf umfangreiche Tests im Vorfeld haben wir verzichtet, weil wir überraschend und vorfristig – dankenswerterweise! – bereits Ende 2010 Geld zur Verfügung gestellt bekamen, das innerhalb von 4-5 Wochen, bis Ende des Jahres, ausgegeben werden musste. Insgesamt hatten wir aber auch das Vertrauen, dass dieses Programm, das bei anderen Einrichtungen zufriedenstellend läuft und Spectrum-zertifiziert ist, alle Funktionen aufweist, die die Moritzburg braucht. Offiziell lautet die Begründung dafür, dass die Datenbank „ungern“ zu Testzwecken beim Interessenten installiert wird, dass möglicherweise bei der Benutzung des Programms ein falscher Einruck von seiner Leistungsfähigkeit etc. entsteht, weil sich der User mit Datenbank nicht ausreichend auskennt.

Nachdem wir den Ankauf in Eile verwaltungsmäßig über die Bühne gebracht hatten und der Installation der Datenbank bei uns freudig entgegen sahen, erhielten wir die Auskunft, dass diese erst nach der Datenmigration zu uns kommen würde, weil die Migration beim Anbieter vor Ort in Berlin stattfindet. Daraufhin haben wir uns (im Januar) nach dem grundsätzlichen Ablauf der nächsten Monate erkundigt und erhielten von Zetcom einen Zeitplan, der die Monate März bis Mai 2012 von der Detailspezifikation über die Migration bis zur Schulung umfasste.

Die Erfahrungen hat gezeigt, dass wir uns diesen Zeitplan nicht hätten „diktieren“ lassen dürfen. Aber wer hätte gedacht, dass das Programm nicht stabil laufen würde und auch das Migrationsergebnis Wünsche offen ließ?

Dieser Bericht ist „gut abgehangen“: So können wir nicht nur mitteilen, was wir gemacht haben, sondern auch, ob es sich als hilfreich erwiesen hat. Ein weiterer Grund, warum wir nicht aus der Arbeit heraus oder direkt im Anschluss berichtet haben, ist, dass wir uns das Ergebnis zum Teil anders vorgestellt hatten und daher nicht rundum mit unserem Software-Partner zufrieden waren. Es spielte aber auch eine Rolle, dass wir unerfahren waren: Klar, wir haben uns eine Software gekauft, weil wir keine hatten.

Der ganze Prozess begann vor knapp drei Jahren mit der Auswahl und der Veranschlagung der für die Migration vorgesehenen Dateien/Datenbanken. Auswahlkkriterium Nr. 1 war inhaltlicher Gehalt und Nr. 2 die Anzahl der Datensätze in einer Datei.
Hat die Datei nur 4-5 Spalten, also Kategorien wie Inventarnummer, was ist es, wie heißt es, Maße und Künstler, ist das inhaltliche Gewicht vermutlich zu gering, um einen hochbezahlten Spezialisten daran zu setzen und eine Migration durchführen zu lassen. Wäre eine solche Datei allerdings viele tausend Datensätze stark, wäre dies schon wieder anders zu bewerten. Die bereits vorhandenen Informationen könnten eine Basis für eine Vertiefung sein.
Ein Mitarbeiter einer Software-Firma hat mir den Tipp gegeben, dass eine Datei ab 1.000 Datensätzen erst die Kosten lohnt. An diesem Rat haben wir uns orientiert. Im Nachhinein ist diese Information allerdings mit einem „aber“ zu versehen, denn muss man hinterher das Migrationsergebnis noch aufwändig bereinigen, lohnt sich vermutlich eine Neueingabe bzw. das copy & paste-Verfahren mehr. Man muss die Kosten für die Migration gegen die Kosten für das Personal abwägen. Wir haben bei der Bereinigung unserer Datensätze tatsächlich die Erfahrung gemacht, dass eine Bereinigung fast die Zeit einer Neueingabe in Anspruch nehmen kann. Dabei handelte es sich immerhin um eine „umfangreiche“, 70 Spalten starke Datei. Auf die genauen Gründe dafür komme ich anlässlich der Datenbereinigung, also einige Blogs später zurück.

Die Stiftung Moritzburg hat insgesamt sechs Dateien migrieren lassen:

1. eine Access-Datenbank zu rund 30.000 Geldscheinen (ohne Bilder)
2. eine Access-Datenbank zu 1.665 Münzen (ohne Bilder)
3. eine FileMaker-Datei zu 21.760 Photographien (ohne Bilder)
4. eine Excel-Datei mit rund 4.000 Adressen
5. eine Excel-Liste zu 1.350 Plakaten (ohne Bilder)
6. eine Datenbank mit 14.400 Datensätzen querbeet durch alle Sammlungen und Abteilungen der Moritzburg, mit je einem JPG-Bild.

gesamt rund 73.000

Diese Daten sind nicht etwa durch die Wissenschaftler der Abteilungen erstellt worden, sondern in zwei Fällen (Nr. 1 und 3) durch ehrenamtliche Spezialisten, denen hier und überhaupt für ihr Engagement nicht genug zu danken ist! Eine Datei ist durch eine museologisch ausgebildete Fach-Praktikantin erstellt worden (Nr. 5) und eine im Rahmen einer über mehrere Jahre laufenden AB-Maßnahme, während der vorhandene Erfassungen transkribiert und anlässlich von Buchprojekten entstandene Ektas von Objekten als TIFF gescannt wurden (Nr. 6). 

Die Kosten für eine Migration richten sich grundsätzlich nach der Anzahl der Spalten (nach rechts), während die Anzahl der Datensätze (nach unten) keine Rolle spielt. Unsere Dateien lagen in der Jahreswende 2011/2012 zwischen 410,- plus MWSt. (Excel-Adress- und Plakatdatei = ein halber Arbeitstag eines Software-Mitarbeiters zu 820,-) und 1.640,- plus MWSt. für die Migration der unter 6. genannten 70 Spalten umfassenden Datenbank. Es ist naheliegend, dass einfache und gängige Dateiformate wie Excel und Access weniger kosten als beispielsweise Daten, die aus einem proprietären System herausgeholt werden müssen.