Comments on: EODEM – Efficiently Exchange Object Information During Loans

By: Joshua Ramon Enslin

Joshua Ramon Enslin — Thu, 08 Jun 2023 08:39:03 +0000

For some months, musdb has supported the upcoming EODEM standard for exchanging object information in the context of loans. The developments were covered extensively in a previous blog post. To summarize, the EODEM standard holds significant potential for saving registrars or colleagues taking over similar tasks in a museum a lot of time by providing for a seamless interoperability of object information between different collection management systems. The success and wide-spread adoption of EODEM however obviously still depends on a number of factors. On the one hand, developers and software vendors need to implement EODEM import and export functionality in their collection management systems. On the other hand, this implementation needs to be accessible and simple to use. musdb, again, has had the first condition covered for some months now. Accessibility – especially for smaller museums with less tech-savvy staff – was lacking however. Over the last months, it has improved a lot. It is thus now possible to both export and import EODEM data without having to use specialized software beyond one’s file manager and browser. Exporting EODEM data The exporting of EODEM data for loans has been described before and remains as simple as ever. Simply link the objects with the outgoing loan and use the respective export option on the loan editing page of the outgoing loan. The most simple way to export a loan’s object information in EODEM is by navigating to the loan’s page and clicking the EODEM export button in the sidebar. The Problem of Flexible Imports museum-digital’s import tool offers a rather wide range of selectable “parsers” (essentially the format of data to import) and settings for many of these. It may be used for importing five objects at a time without any linked image files – or 50000 with remote image files to fetch. While the former import will be finished in seconds, the latter may take hours depending on the speed of the remote image server. To prevent timeouts and allow users to control the importer to its full flexibility, and to allow for an easy automation, the upload workflow works via a WebDAV mount. Here, the import is configured using a plain text configuration file and the import data can be uploaded into respective folders for metadata and media files. Finally, a script checks every four hours, if there are import data in the respective directory for a museum and imports them in the background. This process works wonderfully for large imports and migrations. It is however anything but accessible for small scale imports. Since EODEM imports follow a pre-defined standard and have a rather narrow use case, we chose to add a direct upload form for EODEM import data on the loan editing page in musdb. The sidebar of that page now features a new box “Import EODEM data”. By clicking on it, an overlay opens, prompting the user to upload their EODEM XML files. The XML files are then uploaded into the usual import directory for the museum and the configuration is automatically written with the common settings for EODEM imports. The sidebar of loan editing pages in musdb now features a new upload box, allowing users to upload EODEM data directly from the web interface. The upload box in the sidebar is now updated and presents a message detailing the remaining workflow: Wait for some time until the import data has been processed. After the import has been finished, the user receives a mail to the mail address entered for their musdb account. Once an EODEM file (or files) has been uploaded for importing, a message appears in the upload box, notifying the user to wait until the import has been processed. Once that is done, the user will receive a mail to the mail address they entered for their musdb account. Looking at the imported object data, one may see a small new feature. The importer automatically determines whether it should update or add new objects by way of the inventory number. If two museums then use the same inventory number schema, this may lead to the loan object information overwriting the data of another object in the museum. To prevent such cases – rare as they may be – the ID of the loan is automatically prepended to the loan object’s inventory number. EODEM imports can thus now be done directly from the web interface and with minimal worry about data loss. The only caveat may be, that EODEM imports done this way don’t support the import of object images, as this would have required an additional setting to determine if the images were sent together with the import metadata, are located on a web-accessible server, or if they are simply missing. A Glimpse into the Future musdb now covers both conditions – EODEM imports and exports are not only implemented and usable anymore, but they are hopefully very easy to use now as well. The EODEM working group remains close to a release of the final standard, and other implementations are announced for the upcoming versions of some other collection management systems. It is likely that testing the EODEM import with real-world data from other systems will require some further adjustments despite all standardization. We’re looking forward to such cases and more users for the EODEM standard both in terms of vendors supporting it and actual museums profiting from it. Ähnliche Beiträge: EODEM – Efficiently Exchange Object Information During Loans “List Results” Tool Improved New Features at museum-digital (November 2022) Upcoming Major Update to musdb

By: Joshua Ramon Enslin

Joshua Ramon Enslin — Sun, 04 Jun 2023 18:03:21 +0000

Seit einigen Monaten unterstützt musdb den EODEM-Standard zum Austausch von Objektinformationen im Rahmen von Leihverkehren. Die grundlegenden Entwicklungen dafür wurden bereits ausführlich in einem vorherigen Blogbeitrag behandelt. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der EODEM-Standard ein erhebliches Potenzial birgt, Kollegen, die sich mit Leihverkehren im Museum auseinandersetzen, viel Zeit und Arbeit zu ersparen, indem er eine nahtlose Interoperabilität von Objektinformationen zwischen verschiedenen Sammlungsverwaltungssystemen ermöglicht. Der Erfolg und die weitere Verbreitung von EODEM hängen aber weiter von zwei kritischen Faktoren ab. Einerseits müssen Entwickler und Softwareanbieter EODEM-Import- und Exporttools in ihren Sammlungsverwaltungssystemen implementieren. Andererseits müssen die entsprechenden Funktionen zugänglich und einfach zu genug zu verwenden sein, dass sie auch tatsächlich genutzt werden. musdb deckt die erste Bedingung wie gesagt bereits seit einigen Monaten ab. Die Zugänglichkeit aber war sicher – insbesondere für kleinere Museen mit weniger technisch versiertem Personal – noch ausbaufähig. Im letzten Monat haben wir daran gearbeitet, sie zu verbessern. Mittlerweile ist es möglich EODEM-Daten sowohl zu exportieren als auch zu importieren, ohne dass es spezielle Software abseits des Dateimanagers und eines Browser bräuchte. verwendet werden muss. EODEM-Daten exportieren Der Export von EODEM-Daten (v.a. bei ausgehenden Leihverkehren) ist im oben verlinkten Beitrag ausführlich beschrieben und war schon damals recht leicht zu benutzen. Sind die Objekte in musdb mit dem gegebenen Leihverkehr verknüpft, erscheint in der Seitenspalte links auf der Seite des Leihverkehrs ein Export-Button spezifisch für den Export der Objektdaten in EODEM. Der einfachste Weg Leihobjekt-Informationen in EODEM zu exportieren ist, zur Seite eines Leihverkehrs zu navigieren. Hier kann man die Daten links in der Seitenspalte über „Objekte (EODEM)“ exportieren. Einfach importieren? Das Importtool von Museum-Digital bietet eine große Auswahl an auswählbaren „Parsern“ (im Wesentlichen Formaten der zu importierenden Daten) und Einstellungen für viele davon. Es mag zum Importieren von fünf Objekten ohne verknüpfte Bilddateien oder von 50000 Objekten mit extern gespeicherten Bilddateien, die während des Imports heruntergeladen werden müssen, verwendet werden. Während der Import im ersten Fall in wenigen Sekunden abgeschlossen ist, kann letzterer abhängig von der Geschwindigkeit des externen Bild-Servers Stunden dauern. Um Zeitüberschreitungen zu vermeiden und Benutzern die volle Flexibilität des Importers zu bieten – und dazu eine einfache Automatisierung zu ermöglichen -, funktioniert der Upload-Workflow bei Importen über das WebDAV-Protokoll. Hiermit wird der Import in einer Klartext-Konfigurationsdatei konfiguriert und die Importdaten können in entsprechende Ordner für Metadaten und Mediendateien hochgeladen werden. Abschließend prüft ein Skript alle vier Stunden, ob im jeweiligen Verzeichnis für ein Museum Importdaten vorhanden sind und importiert diese im Hintergrund. Dieser Prozess funktioniert hervorragend für große Importe und Migrationen. Für kleinere Importe ist er aber doch alles andere als zugänglich. Da EODEM-Importe einem vordefinierten Standard folgen und einen klar umrissenen Anwendungsfall haben, konnten wir ein direktes Upload-Formular für EODEM-Importdaten direkt in der Seitenspalte der Bearbeitungsseite von Leihverkehren einbauen. Hier findet sich jetzt eine neue Upload-Box „EODEM-Daten importieren“. Klickt man darauf öffnet sich ein Overlay, mit dem die EODEM-XML-Dateien hochgeladen werden können. Anschließend werden die XML-Dateien in das übliche Importverzeichnis des Museums hochgeladen und die Konfiguration automatisch mit den gängigen Einstellungen für EODEM-Importe geschrieben. Links in der Seitenspalte der Leihverkehrs-Bearbeitungsseite findet sich ein neuer Menüpunkt. Über dieses Feld lassen sich EODEM-Daten direkt über die Web-Oberfläche importieren. Das Upload-Feld in der Seitenleiste ist nun aktualisiert und zeigt eine Meldung mit Einzelheiten zum verbleibenden Arbeitsablauf an: Man muss nur noch warten, bis die Importdaten verarbeitet wurden. Nach Abschluss des Imports erhält man eine E-Mail an die für das eigene musdb-Konto angegebene E-Mail-Adresse. Wenn man nun sich die importierten Objektdaten ansieht, erkennt man schnell die Auswirkungen einer kleinen neuen Funktion. Der Importer bestimmt automatisch anhand der Inventarnummer, ob er Objekte aktualisieren oder neue hinzufügen soll. Wenn zwei Museen das gleiche Inventarnummernschema verwenden, könnte es damit dazu kommen, dass die Leihobjektinformationen die Daten eines anderen Objekts im Museum überschreiben. Um solche Fälle – so selten sie auch sein mögen – zu verhindern, wird der Inventarnummer des Leihobjekts automatisch die ID der Leihgabe vorangestellt. EODEM-Importe können somit jetzt direkt über die Weboberfläche und mit minimaler Gefahr von Datenverlusten durch fälschliches Updaten durchgeführt werden. Die einzige Einschränkung besteht darin, dass auf diese Weise durchgeführte EODEM-Importe den Import von Objekt-Abbildungen nicht unterstützen, da hierfür eine zusätzliche Einstellung erforderlich gewesen wäre, um festzustellen, ob die Bilder zusammen mit den Importmetadaten gesendet wurden oder sich auf einem über das Internet zugänglichen Verzeichnis befinden Server – oder ob sie schlicht fehlen. Ein Blick in die Zukunft musdb deckt nun beides ab – EODEM-Importe und -Exporte sind nicht nur mehr implementiert und nutzbar, sondern sie sind mittlerweile hoffentlich auch sehr einfach zu nutzen. Die EODEM-Arbeitsgruppe steht weiterhin kurz vor der Veröffentlichung des endgültigen Standards und weitere Implementierungen sind für die kommenden Versionen einiger weiterer Sammlungsmanagementsysteme angekündigt. Es ist wahrscheinlich, dass das Testen des EODEM-Imports mit realen Daten aus anderen Systemen aller Standardisierung zum Trotz noch einige weitere Anpassungen erfordern wird. Wir freuen uns auf solche Fälle und auf mehr Nutzer des EODEM-Standards, sowohl im Hinblick auf die Anbieter, die ihn unterstützen, als auch auf die tatsächlichen Museen, die davon profitieren können. Ähnliche Beiträge: EODEM – Objektdaten bei Leihverkehren effizienter austauschen EDiM – Funktionsweise und Workflow an der Reproanlage Ein neues Dashboard für musdb EDiM – Recherchen für die Vorbereitung der Datenbank