Der Erfolg und die weitere Verbreitung von EODEM hängen aber weiter von zwei kritischen Faktoren ab. Einerseits müssen Entwickler und Softwareanbieter EODEM-Import- und Exporttools in ihren Sammlungsverwaltungssystemen implementieren. Andererseits müssen die entsprechenden Funktionen zugänglich und einfach zu genug zu verwenden sein, dass sie auch tatsächlich genutzt werden.

musdb deckt die erste Bedingung wie gesagt bereits seit einigen Monaten ab. Die Zugänglichkeit aber war sicher – insbesondere für kleinere Museen mit weniger technisch versiertem Personal – noch ausbaufähig. Im letzten Monat haben wir daran gearbeitet, sie zu verbessern. Mittlerweile ist es möglich EODEM-Daten sowohl zu exportieren als auch zu importieren, ohne dass es spezielle Software abseits des Dateimanagers und eines Browser bräuchte. verwendet werden muss.

EODEM-Daten exportieren

Der Export von EODEM-Daten (v.a. bei ausgehenden Leihverkehren) ist im oben verlinkten Beitrag ausführlich beschrieben und war schon damals recht leicht zu benutzen. Sind die Objekte in musdb mit dem gegebenen Leihverkehr verknüpft, erscheint in der Seitenspalte links auf der Seite des Leihverkehrs ein Export-Button spezifisch für den Export der Objektdaten in EODEM.

Einfach importieren?

Das Importtool von Museum-Digital bietet eine große Auswahl an auswählbaren „Parsern“ (im Wesentlichen Formaten der zu importierenden Daten) und Einstellungen für viele davon. Es mag zum Importieren von fünf Objekten ohne verknüpfte Bilddateien oder von 50000 Objekten mit extern gespeicherten Bilddateien, die während des Imports heruntergeladen werden müssen, verwendet werden. Während der Import im ersten Fall in wenigen Sekunden abgeschlossen ist, kann letzterer abhängig von der Geschwindigkeit des externen Bild-Servers Stunden dauern.

Um Zeitüberschreitungen zu vermeiden und Benutzern die volle Flexibilität des Importers zu bieten – und dazu eine einfache Automatisierung zu ermöglichen -, funktioniert der Upload-Workflow bei Importen über das WebDAV-Protokoll. Hiermit wird der Import in einer Klartext-Konfigurationsdatei konfiguriert und die Importdaten können in entsprechende Ordner für Metadaten und Mediendateien hochgeladen werden. Abschließend prüft ein Skript alle vier Stunden, ob im jeweiligen Verzeichnis für ein Museum Importdaten vorhanden sind und importiert diese im Hintergrund. Dieser Prozess funktioniert hervorragend für große Importe und Migrationen. Für kleinere Importe ist er aber doch alles andere als zugänglich.

Da EODEM-Importe einem vordefinierten Standard folgen und einen klar umrissenen Anwendungsfall haben, konnten wir ein direktes Upload-Formular für EODEM-Importdaten direkt in der Seitenspalte der Bearbeitungsseite von Leihverkehren einbauen. Hier findet sich jetzt eine neue Upload-Box „EODEM-Daten importieren“. Klickt man darauf öffnet sich ein Overlay, mit dem die EODEM-XML-Dateien hochgeladen werden können. Anschließend werden die XML-Dateien in das übliche Importverzeichnis des Museums hochgeladen und die Konfiguration automatisch mit den gängigen Einstellungen für EODEM-Importe geschrieben.

Das Upload-Feld in der Seitenleiste ist nun aktualisiert und zeigt eine Meldung mit Einzelheiten zum verbleibenden Arbeitsablauf an: Man muss nur noch warten, bis die Importdaten verarbeitet wurden. Nach Abschluss des Imports erhält man eine E-Mail an die für das eigene musdb-Konto angegebene E-Mail-Adresse.

Wenn man nun sich die importierten Objektdaten ansieht, erkennt man schnell die Auswirkungen einer kleinen neuen Funktion. Der Importer bestimmt automatisch anhand der Inventarnummer, ob er Objekte aktualisieren oder neue hinzufügen soll. Wenn zwei Museen das gleiche Inventarnummernschema verwenden, könnte es damit dazu kommen, dass die Leihobjektinformationen die Daten eines anderen Objekts im Museum überschreiben. Um solche Fälle – so selten sie auch sein mögen – zu verhindern, wird der Inventarnummer des Leihobjekts automatisch die ID der Leihgabe vorangestellt.

EODEM-Importe können somit jetzt direkt über die Weboberfläche und mit minimaler Gefahr von Datenverlusten durch fälschliches Updaten durchgeführt werden. Die einzige Einschränkung besteht darin, dass auf diese Weise durchgeführte EODEM-Importe den Import von Objekt-Abbildungen nicht unterstützen, da hierfür eine zusätzliche Einstellung erforderlich gewesen wäre, um festzustellen, ob die Bilder zusammen mit den Importmetadaten gesendet wurden oder sich auf einem über das Internet zugänglichen Verzeichnis befinden Server – oder ob sie schlicht fehlen.

Ein Blick in die Zukunft

musdb deckt nun beides ab – EODEM-Importe und -Exporte sind nicht nur mehr implementiert und nutzbar, sondern sie sind mittlerweile hoffentlich auch sehr einfach zu nutzen. Die EODEM-Arbeitsgruppe steht weiterhin kurz vor der Veröffentlichung des endgültigen Standards und weitere Implementierungen sind für die kommenden Versionen einiger weiterer Sammlungsmanagementsysteme angekündigt.

Es ist wahrscheinlich, dass das Testen des EODEM-Imports mit realen Daten aus anderen Systemen aller Standardisierung zum Trotz noch einige weitere Anpassungen erfordern wird. Wir freuen uns auf solche Fälle und auf mehr Nutzer des EODEM-Standards, sowohl im Hinblick auf die Anbieter, die ihn unterstützen, als auch auf die tatsächlichen Museen, die davon profitieren können.

Andererseits handelt es sich um eine klar definitierte Aufgabe, die immer wieder dem selben Muster folgend erledigt wird. Das heißt: Es ist eine fast ideale Aufgabe um automatisiert zu werden.

In den letzten Jahren hat sich eine Arbeitsgruppe im Rahmen von CIDOC zusammengefunden, um die Grundlagen genau für eine solche Automatisierung des Austauschs von Objektinformationen im Zusammenhang von Leihverkehren zu legen. Da offensichtlich nicht alle Museen dieselbe Sammlungsdatenbank benutzen, hieß dies zu aller erst einen offenen Standard – quasi eine gemeinsame Sprache, die den verschiedenen Programmen beigebracht werden kann – zu definieren.

Der so entwickelte Standard – EODEM, kurz für Exhibition Object Digital Exchange Model – ist mittlerweile weit genug gereift, dass er einer öffentlichen Betaphase verfügbar gemacht wurde. Wir haben erst sehr spät damit angefangen, uns ernsthaft damit zu befassen, aber es war merklich an der Zeit, einen Versuch zu unternehmen, Import- und Exportwerkzeuge für EODEM im musdb zu implementieren. Schon im November hatten wir ein entsprechendes Import-Feature veröffentlicht. Im Januar konnte der EODEM-Export gerade noch mit dem großen Update und Re-Design des Monats in musdb untergebracht werden.

Im Folgenden soll es zuerst darum gehen, wie man Objektinformationen in EODEM in musdb importieren und exportieren kann. Final folgen einige Anmerkungen zum allgemeinen Nutzen von EODEM zum jetzigen Zeitpunkt und in der näheren Zukunft.

Wie kann ich EODEM in musdb benutzen?

Wie Leihverkehre eingehend und ausgehend sein können, so gibt es auch zwei übliche Anwendungsfälle für EODEM-kodierte Objektinformationen. Das empfangende Museum kann durch den Import von EODEM-Daten viel Zeit sparen und Fehler umgehen, während die Kollegen im ausleihenden Museum den Leihnehmern niedrigschwellig viel helfen können, indem sie die Daten in EODEM exportieren.

EODEM importieren

Im Handbuch findet sich eine ausführliche Beschreibung des Importprozesses in musdb. Kurz zusammengefasst: Zuerst wird ein Passwort generiert, mit dem man mithilfe eines WebDAV-Clients Zugang zu einem Import-Ordner bei museum-digital erhalten kann. Dieser Ordner hat zwei Unterordner, in die man die Metadaten und (falls vorhanden) die zu importierenden Mediendateien hochladen kann. Dazu finden sich im Ordner eine Anleitung und eine Konfigurationsdatei, die man dem vorliegenden Import entsprechend anpassen kann. Benennt man die Konfigurationsdatei nun in import_config.txt um, dient dies dem Server als Indikator, dass ein Import durchzuführen ist. Der Server prüft die Import-Ordner regelmäßig (derzeit alle vier Stunden) auf das Vorhandensein von Importdaten und importiert, falls Importdateien (besonders die Konfigurationsdatei) gefunden werden.

EODEM wurde als „Application Profile“ von LIDO 1.1 entwickelt, das heißt, das EODEM auf dem etablierten LIDO-Standard für den Austausch von Objektinformationen aufbaut und diesen um die für Leihverkehre relevanten Datenfelder erweitert. So ließ sich der EODEM-Import unkompliziert als Erweiterung in den bestehenden LIDO-Import integrieren. Möchte man also einen EODEM-Import durchführen, muss in der Konfigurationsdatei „Lido“ als „parser“ eingestellt werden.

Je nach dem, wie die Inventarnummern innerhalb eines Museums geformt werden, kann der Import von Objektdaten aus fremden Häusern zu einem Problem führen. Das Import-Tool bei museum-digital vergleicht die Inventarnummer der Objekte mit denen der schon erfassten Objekte. Gibt es bereits ein Objekt mit einer gegebenen Inventarnummer, wird dies als Zeichen genutzt, um den bestehenden Datensatz zu aktualisieren statt einen neuen Datensatz anzulegen. So wird normalerweise zwischen neuen Objekten und Updates unterschieden. Wird aber dieselbe Inventarnummer in beiden Häusern verwendet (offensichtlich für verschiedene Objekte), so würde der Server dies folgerichtig als Aufforderung zum Updaten sehen – und den eigenen Objektdatensatz mit den Daten des Leihobjektes überschreiben. Um diesem Problem zu begegnen bietet der LIDO-Parser jetzt eine zusätzliche Einstellung: prefix_inventory_numbers . Wird hier ein Wert (Beispielsweise die Referenznummer des Leihverkehrs, oder ein Kürzel des Namens des ausleihenden Museums) eingetragen, so wird dieser den in den Importdaten angegebenen Inventarnummern vorangestellt. Damit ist eine Kollision quasi ausgeschlossen und der Import auch fremder Objekte sollte problemlos durchgeführt werden können.

EODEM-Daten exportieren

Objektdaten können in musdb genauso wie in alle anderen unterstützten XML-Exportformate exportiert werden. So erscheint EODEM jetzt primär als zusätzliches Exportformat im Formular für Exporteinstellungen (weiter unten lassen sich hier z.B. auch einzelne Felder abwählen, die regulär bei EODEM-Exporten mit exportiert würden, aber im gegebenen Fall nicht exportiert werden sollen). Ist der Export den eigenen Wünschen entsprechend eingestellt, wird mit dem Klick auf den Abschicken-Button eine ZIP-Datei bereitgestellt, in der sich die Objektinformationen in EODEM finden. Dieses ZIP kann man nun dem empfangenden Museum schicken.

Um den Prozess weiter zu vereinfachen gibt es zusätzlich auf der Bearbeitungsseite für Leihverkehre einen neuen Button „Objekte (EODEM)“ in der Rubrik „Exporte“ in der Seitenspalte. Durch einen Klick darauf wird man gleich zum entsprechend vorkonfigurierten Exportdialog für das Exportieren aller Objekte aus dem gegebenen Leihverkehr geleitet.

In musdb and darüber hinaus

Wie schon gesagt haben wir uns erst sehr spät mit EODEM beschäftigt. Der Standard ist schon seit einigen Jahren in der Entwicklung, während wir erst gegen Ende 2022 ernsthaft begonnen haben, uns damit auseinanderzusetzen. (Der Arbeitsgruppe gebührt aller Dank für die Entwicklung von EODEM und das Erkennen der damit einhergehenden Potentiale!)

Andererseits ist musdb tatsächlich das erste System zum Sammlungsmanagement, das Import- und Exportfunktionen für EODEM-Daten ausliefert. Damit ist der Datenaustausch vorerst schon einmal für den Fall von Leihverkehren zwischen zwei Museen, die beide musdb als Werkzeug für die Inventarisierung und das Sammlungsmanagement verwenden, einsetzbar.

Allgemein ist die Benutzung eines Standards ist aber nur so sinnvoll, wie er weit verbreitet ist. Die Website der Arbeitsgruppe bietet eine Liste der Softwarelösungen, in denen Import- und / oder Exportfunktionen für EODEM geplant sind. Viele der großen Namen sind darauf zu finden und haben sich aktiv in die Entwicklung des Standards eingebracht, sodass eine baldige Implementation in einigen der weiter verbreiteten Programmen absehbar ist.

Andererseits gibt es natürlich noch viele andere Programme für das Sammlungsmanagement, die sich bisher nicht auf der Liste finden. Die Implementation an sich ist definitiv nicht schwer, wenn bereits ein LIDO-Import oder Export unterstützt wird und je mehr sich der Standard verbreitet, desto sinnvoller wird seine Benutzung. Es ist daher zu hoffen, dass bald noch deutlich mehr Implementationen folgen, und wir alle die Interoperabilität zwischen Sammlungsdatenbanken stärken und Zeit sparen können.

Beitragsbild: “Relief zweier sich die Hände reichenden Männer, Seebronn (?)“, CC BY-SA @ Landesmuseum Württemberg

This content is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International license.

Das Handbuch bei GitHub

Das Handbuch können Andere besser schreiben, als wir vom Kernteam von museum-digital. Ein gutes Handbuch für Benutzer kommt schließlich am Besten von anderen Benutzern. Deshalb ist das (deutschsprachige) Handbuch ab jetzt allgemein über GitHub bearbeitbar.

Mit der Umstellung der technischen Basis des Handbuchs auf mdbook Anfang des Jahres liegen alle Texte als Markdown-Dateien – also quasi als nur leicht formatierte Textdateien – vor, die problemlos mit einem Versionskontrollsystem verwaltet und verteilt bearbeitet werden können. Da GitHub mittlerweile wahrscheinlich die zentrale Stelle für die kollaborative Arbeit an vergleichbaren, versionierten Inhalten (von Handbüchern bis zum Hauptzweck, Programmen) ist, und die Meisten, die sich mit Versionierung auseinandergesetzt haben, wahrscheinlich schon ein GitHub-Konto haben, ist das Handbuch nun also zentral dort zu finden und wird dort gemeinsam mit allen, die mitmachen wollen, weitergeschrieben.

Auf jeder Seite des Handbuchs findet sich nun oben rechts ein Link zur äquivalenten Seite zur Bearbeitung, falls es Anmerkungen oder Ergänzungen gibt.

Seitenspezifische Hilfelinks in musdb

In der Navigation von musdb gibt es seit langer Zeit Links zum einigen Seiten des Handbuch. Bisher waren die hier verlinkten Seiten aber immer dieselben – egal, von welcher Seite aus man den Menüpunkt aufgeklappt hat.

Ab dieser Woche werden hier – soweit in der jeweiligen Sprache der Benutzer vorhanden – jeweils Links zu den passenden Seiten aus dem Handbuch zu finden sein. So finden sich die Antworten auf die Fragen, die während der Arbeit aufkommen, schneller – und musdb profitiert direkt von einem sich füllenden Handbuch.

Das neue Feld „Danksagung“

Zu guter Letzt soll hier noch eine Neuerung Erwähnung finden, die ausnahmsweise nichts mit dem Handbuch zu tun hat: Auf dem Reiter „Zusatz“ kann jetzt im neuen Feld „Danksagung“ der Dank an Mitwirkende und Fördermittelgeber ausgedrückt werden.

Besonders wichtig ist das Feld für die gerade laufenden Projekte im Rahmen der Förderlinie Neustart Kultur. Damit die Angabe des Fördergebers nach den Vorgaben der Deutschen Digitalen Bibliothek im richtigen Feld weitergegeben werden kann (in unserem Fall lido:creditLine), muss die Angabe der Förderer in das Feld Danksagung eingetragen werden. Damit das, wo nicht eh schon geschehen, einfach umgesetzt werden kann, ist das Feld für die Stapelverarbeitung mit der Funktion „Globales Ändern“ freigeschaltet.

This content is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International license.

Neu ist vor allem ein Button, um alle verfügbaren Spalten direkt in einem Spreadsheet zu exportieren. Dieser findet sich oben rechts neben dem Link zum bisherigen Spreadsheet-Export-Knopf zum Exportieren der gerade ausgewählten Spalten.

Beim Implementieren dieses Buttons fiel auf, dass bisher überhaupt nur 26 Spalten exportiert werden konnten (A-Z). Dieser Fehler wurde behoben. Ein zweites Problem stellte die Performance der Seite dar: Sie war im Rahmen der großen Überarbeitung von 2018 nicht verbessert worden, und so brach der Export bei größeren Filtermengen bald ab. Durch eine Optimierung vor allem der Datenbankabfragen ließ sich aber auch dieses Problem lösen. Quasi als Beifang haben wir dabei die Sortierung nach Akteuren und Orten korrigiert.

Eine kleine Verbesserung der Benutzeroberfläche ist, dass die Schalter für die Auswahl der angezeigten Spalten jetzt als Tabellenköpfe formatiert sind und beim Scrollen mit der Tabelle mitfahren. Tabellen mit mehr als 10 Spalten sind nicht mehr an die Bildschirmbreite als Maximalbreite gebunden.

Zu guter Letzt haben wir die Schlagworte in der „Treffer auflisten“-Funkion zugänglich gemacht.

This content is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International license.

Auch wenn es in musdb einen für die Datenweitergabe vorformulierten Export gibt, der nur ein paar Klicks benötigt, ist so bei jeder Aktualisierung der Daten im Zielportal eine gezielte Aktion des Museums nötig. Mit der Möglichkeit zum Teilen von täglich generierten Exporten kann das Aktualisieren der Daten in Portalen in Zukunft vereinfacht werden.

Um die neue Funktion zu nutzen, muss ein Benutzer mit der Benutzerrolle Museumsdirektor sie auf der Seite „Einstellung für das Museum“ in musdb aktivieren (Schalter: „Weitergabe von XML-Dumps / automatischen Exporten“). Das Auswahlmenü verfügt über drei Einträge:

• „Nein“
• „Per Link“
• „Öffentlich“

Wird der Wert auf „per Link“ oder „öffentlich“ geändert, wird ein Link zum Teilen der vorgenerierten Exporte generiert, der direkt unter dem Schalter angezeigt wird. Bei jeder Änderung der „Weitergabe“-Einstellung wird der Link neu generiert – und damit alte, schon geteilte Links unbrauchbar. Deshalb sollte man den Status zwischen „Per Link“ und „Öffentlich“ nicht zu häufig und nur nach vorsichtigem Abwägen ändern.

Mit dem so generierten Link lässt sich eine Seite mit täglich generierten Export-Dateien (bisher LIDO-Exporte für alle öffentlichen Objekte) in der Ausgabe von museum-digital öffnen. Steht der Weitergabe-Wert auf „Öffentlich“, ist diese Seite auch auf der Institutions-Seite des Museums öffentlich verlinkt.

Eine Beschränkung existiert bei dieser Funktion allerdings: Die teilbaren Exporte werden bisher immer mit der Voreinstellung für LIDO-Exporte erstellt.

This content is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International license.

• die im Museum vorhandenen Informationen automatisch in museum-digital hinein zu importieren,
• sie dort automatisch anreichern zu lassen (mit z.B. Geo-Koordinaten für Orte und Personen-Nummern in der GND (früher PND)),
• die Informationen – wenn nötig – publikationsgerecht zu überarbeiten und
• sie schließlich an Portale weiterzugeben.

Natürlich kann jedes Museum auch weiterhin die bei museum-digital gespeicherten Objektinformationen in die eigene Webseite einbinden.

(LIDO steht für „Lightweight Information Describing Objects“, mehr dazu (in Englisch) unter www.lido-schema.org)

Es war und ist kein Problem, sich solche Objekte bei museum-digital in Form von sinnvoll aneinandergereihten Bildern anzeigen zu lassen. Weil dies aber nur eine Reihe von Bildern war, mußte für den Download, beispielsweise eines mehrseiten Briefes, jedes Bild (Seite) einzeln heruntergeladen werden. Seit heute steht eine Download-Möglichkeit per PDF zur Verfügung. Damit lassen sich alle Ansichten zu einem Objekt in einer einzigen Datei speichern. Die erste Seite enthält stets die Objektbezeichnung, den Namen des entsprechenden Museums und den beschreibenden Text zum Objekt. Diese PDF-Dateien werden „on-the-fly“ erstellt, weshalb sie immer aktuell sind. Sobald jemand durch Klick auf eines der Fotos in der Objektanzeige (Beispiel: hier) klickt, gelangt er zu den großen Ansichten (Beispiel: hier). An dieser Stelle erscheint auch das PDF-Symbol (im Beispiel: oben links). Ein Klick darauf …