Keine Datenmigration ist gleich und jeder Prozess und jede Institution hat andere Rahmenbedingungen. Ich kann im Folgenden nur beschreiben, wie der Ablauf bei uns war und welche Vor- oder Nachteile sich dabei ergeben haben. Insgesamt hat es sich zum Beispiel als vorteilhaft erwiesen, dass es im Interesse des Ergebnisses für diesen ganzen Prozess einen Verantwortlichen gab, der oder die alle Fäden in der Hand hält. Und dieser zukünftige Datenbankadministrator sollte die Dateien und die Inhalte genau kennen:
Teil des Migrationsprozesses war eine so genannte „Detailspezifikation“, d. h. eine Besprechung der zu migrierenden Dateien mit einem Mitarbeiter der Firma Zetcom über drei Tage hier vor Ort in Halle. Datei für Datei und Spalte für Spalte ist besprochen worden, in welches Feld der neuen Datenbank die Inhalte wandern sollen. Dazu ist ein Dokument erstellt worden, das die Besprechungsergebnisse festhält: Es handelt sich um eine Excel-Liste, in der im Kern schlicht eine Spalte aus der Ausgangsdatei einer Spalte in der Zieldatenbank zugeordnet ist. Jeder, der eine Migration anstrebt, kann sich das zukünftige Ergebnis sehr gut selbst vor Augen führen, wenn er sich die Inhalte der Ausgangsspalte (vollständig bis ganz nach unten!) ansieht und in der zukünftigen vorstellt. Jegliche in der Ausgangsdatei strukturell falsch abgelegte Information wird in der Zieldankenbank in der falschen Spalte erscheinen und wird entweder vorher oder hinterher bereinigt werden müssen.
Nun geht es in die Details: In unserem Fall hatten wir es mit der Firma Zetcom und ihrem Produkt „MuseumPlus“ mit einem Zusatzbereich (=Ausstellungsmanagement) zu tun. Firmenpraxis ist, dass die Datenbank vor dem Ankauf nur auf ausdrücklichen Wunsch des Auftraggebers vor Ort installiert wird. Andere Software-Anbieter stellen eine kostenlos und einfach herunterzuladende Demo-Datenbank zur Verfügung, damit der Käufer Tests und alle denkbaren Arten von Eingaben bzw. Suchabfragen tätigen kann, um die Datenbank zuvor eingehend kennen zu lernen. Auf eine vorherige Installation des Programms und auf umfangreiche Tests im Vorfeld haben wir verzichtet, weil wir überraschend und vorfristig – dankenswerterweise! – bereits Ende 2010 Geld zur Verfügung gestellt bekamen, das innerhalb von 4-5 Wochen, bis Ende des Jahres, ausgegeben werden musste. Insgesamt hatten wir aber auch das Vertrauen, dass dieses Programm, das bei anderen Einrichtungen zufriedenstellend läuft und Spectrum-zertifiziert ist, alle Funktionen aufweist, die die Moritzburg braucht. Offiziell lautet die Begründung dafür, dass die Datenbank „ungern“ zu Testzwecken beim Interessenten installiert wird, dass möglicherweise bei der Benutzung des Programms ein falscher Einruck von seiner Leistungsfähigkeit etc. entsteht, weil sich der User mit Datenbank nicht ausreichend auskennt.
Nachdem wir den Ankauf in Eile verwaltungsmäßig über die Bühne gebracht hatten und der Installation der Datenbank bei uns freudig entgegen sahen, erhielten wir die Auskunft, dass diese erst nach der Datenmigration zu uns kommen würde, weil die Migration beim Anbieter vor Ort in Berlin stattfindet. Daraufhin haben wir uns (im Januar) nach dem grundsätzlichen Ablauf der nächsten Monate erkundigt und erhielten von Zetcom einen Zeitplan, der die Monate März bis Mai 2012 von der Detailspezifikation über die Migration bis zur Schulung umfasste.
Die Erfahrungen hat gezeigt, dass wir uns diesen Zeitplan nicht hätten „diktieren“ lassen dürfen. Aber wer hätte gedacht, dass das Programm nicht stabil laufen würde und auch das Migrationsergebnis Wünsche offen ließ?
