Unmittelbar vor der Schulung Mitte Mai 2012 wurde die Datenbank hier vor Ort installiert, zusammen mit den hinein migrierten Daten. Es stellte sich bereits bei der Schulung heraus, dass die Datenbank Fehlfunktionen zeigte, die auch die beiden Zetcom-Mitarbeiter, die bei der Schulung anwesend waren, mit Fragezeichen im Gesicht zurückließ. Sie versicherten jedoch, dass sie sich nach den Gründen für diese Phänomene erkundigen würden und stellten Antworten in Aussicht. Doch auch die Datenmigration der Künstlernamen war nicht so gelungen wie gewünscht. Dieser Punkt war erst Mitte Juli abgeschlossen.
Um es kurz zu machen: Im September 2012 trafen wir uns mit den beiden Geschäftsführern der Firma Zetcom zu einem Krisengespräch, bei dem wir den Rücktritt vom Ankauf von MuseumPlus in Aussicht stellten, wenn nicht die Datenbank in absehbarer Zeit stabil und ohne Fehlfunktionen (wie z. B. das selbsttätige Beenden von Arbeitssitzungen) läuft. Erst bei diesem Termin erhielten wir die definitive Auskunft, dass scheinbar die Datenbank-Software Oracle, auf der MuseumPlus bei uns installiert war, für diese Fehlfunktionen verantwortlich sei. Bereits zuvor hatten wir diese Auskunft, formuliert als Vermutungen, erhalten. Immer jedoch ließ uns die Firma Zetcom wissen, dass es sich allein um unser Problem handeln würde, denn ihre Software liefe einwandfrei. Wenn sie bei uns nicht liefe, sei etwas in der IT-Struktur bei uns nicht richtig. Tatsächlich scheint MuseumPlus nur dann fehlerfrei auf Oracle zu laufen, wenn sich jemand im Haus befindet, der dieses Programm sehr gut kennt, alle neuen Systemversionen sofort einspielt und es bis in Details hinein (z. B. Konfiguration von Spracheinstellungen etc.) beherrscht.
Diese Anforderung war bei uns im Haus nicht gegeben. Wir war es dazu gekommen? Bis heute steht auf der Homepage von Zetcom zu den Systemanforderungen, dass MuseumPlus für Standardumgebungen entweder auf einem MS SQL-Server oder auf Oracle läuft. Da unser IT-Experte im Haus bei anderen Anwendungen gute Erfahrungen mit Oracle gemacht hat, bevorzugte er dieses Programm und wir kaufen es an, obwohl es teurer als ein MS SQL-Server war. Wir bekamen zu keinem Zeitpunkt eine Warnung oder auch nur ein Hinweis, dass mit Oracle ggf. Schwierigkeiten zu erwarten seien oder größere Anstrengungen zu einbem fehlerfreien Betrieb zu machen seien. Und gingen aufgrund unserer hauseigenen Erfahrungen davon aus, dass es sich um ein Abstimmungsproblem zwischen Oracle und MuseumPlus handelt, bei dem nach unserer Auffassung MuseumPlus mindestens zur Hälfte mitverantwortlich wäre.
Wir erhielten bei dem oben genannten Krisengespräch von Zetcom daraufhin das Angebot, für die Hälfte der normalerweise in Rechnung gestellten Kosten von dem Oracle-Server auf einen MS SQL-Server umzuziehen. Dieses wurde bis Mitte Oktober 2012 realisiert. Danach kamen keine Fehlfunktionen mehr vor und die Datenbank läuft seitdem stabil.
Die Unsicherheit, ob Arbeiten in der Datenbank ordnungsgemäß gespeichert und am nächsten Tag wieder aufzurufen waren, führte dazu, dass wir bis Oktober 2012 außer Suchabfragen keine Eingaben oder Datenbereinigungen vornahmen, also mit der Datenbank nicht aktiv arbeiteten. Da auch bei der Datenmigration Zweifel an der Qualität des Ergebnisses aufgetaucht waren, wollten wir auch an diesem ggf. zu reklamierenden Ergebnis bis zur Beantwortung dieser Frage keine Veränderungen vornehmen.
Diese ganzen Verzögerungen waren natürlich an sich ärgerlich. Wir hatten immerhin Personal für Datenbankarbeiten eingeplant, das woanders eingesetzt werden musste. Nicht zuletzt hatten wir einen Dreijahresplan erstellt mit einer nicht unerheblichen Anzahl an Datensätzen und einem durchgerechneten Arbeitsprogramm. So war klar, dass sich dies in den beiden folgenden Jahren „drängen“ würde. Dazu später mehr.
Im Nachhinein lässt sich sagen, dass es günstiger gewesen wäre, nach Ende der Datenmigration und Installation der Software im Haus deren einwandfreie Funktionsweise zunächst zu prüfen. Und auch die Datenbereinigung hätte erst abgenommen werden müssen.
