Seit einigen Wochen arbeiten wir in und mit der Datenbank: Ein Arbeitsgebiet, bei dem mehr oder weniger "plötzlich" "ein ganz neues Fass" aufgeht.
Es geht nicht nur um die Beherrschung der Datenbank selbst und ihre Funktionen, sondern gleichzeitig auch um die Inhalte in voller Breite: Die Moritzburg verfügt über sechs Sammlungsgebiete, die in Gattungen, nicht nach Zeitepochen aufgeteilt sind (Gemälde, Grafik, Plastik, Fotografie, Kunsthandwerk, Münze & Medaillen, jeweils durch alle Epochen). Und so hat jede Sammlung und damit jeder "Spezialwissensbereich" einen eigenen Datenfeldkatalog.
Was ein Datenfeldkatalog ist? So nennen wir nach Viktor Pröstler (Datenfeldkatalog zur Grundinventarisation, 1993) die Listen bzw. Tabellen, in die links in der ersten Spalte die Bezeichnungen der Datenfelder in der Datenbank kommen. In der Mitte der Tabelle steht das, was in das jeweilige Feld einzutragen ist. In eine dritte Spalte schreiben wir gleich eine Schreibanleitung für das jeweilige Feld ein, die die Inhalte (auch für Laien) erklärt und klare Schreibregeln für dieses Feld definiert. Nur um einen Eindruck von diesem Dokument zu vermitteln, hänge ich hier den Anfang unseres (unfertigen!) Datenfeldkatalogs für die Sammlung Photographie an. Sind die Datenfeldkataloge aus den einzelnen Sammlungen so weit, werden wir sie hier natürlich vollständig publizieren!
Warum so ein Aufwand? Warum so kompliziert? Man stelle sich vor, die Datenbank ist da, alle freuen sich und fangen an, darin zu arbeiten wie sie denken, dass es richtig ist. Ein Kustos denkt, durch die Datenmigration steht in dem Feld "Objektbezeichnung" schon "Photographie". Dies führt er fort und trägt gewissenhaft bei allen Datensätzen, die er in den kommenden Jahren schafft, "Photographie" ein. Natürlich befinden sich in der Sammlung Photographie zum allergrößten Teil Photographien, so dass diese Eingabe fast sinnlos ist, weil für dieses Feld eine weit genauere Bezeichnung möglich und nötig ist: Niemand würde im Bereich der Sammlung Photographie nach einer "Photographie" suchen. Daher braucht es diese Eingabe nicht.
Ein anderes Beispiel: Im Bereich des Landesmünzkabinetts unterscheiden sich nicht nur die Objektbezeichnungen der "Großgruppen" Münze, Medaille und Papiergeld voneinander, sondern zum Beispiel auch im Bereich der Medaillen diejenigen, die aufgrund eines bestimmten Anlasses wie Geburten, Thronbesteigungen, Todesfälle etc. gemacht worden sind. Trenne ich die Eingabe dieser Großgruppen voneinander und trenne dann nochmals die Untergruppen voneinander in einem extra Feld, kann ich später auch zielgerichtet danach suchen. Ich kann mir mit wenigen Klicks alle Medaillen, die anlässlich einer Geburt gemacht sind, aufrufen.
Bei dem, was ich in die Datenbank eingebe, muss ich mich also immer fragen, was ich hinterher suchen werde, oder besser gesagt, was ich später (wieder-)finden möchte. Beim Eingeben geht’s um das Wiederfinden: Bevor ich eingebe, muss ich eine Vorstellung davon haben, welche Suchanfragen für meinen Sammlungsbestand jetzt und zukünftig in Frage kommen, ich muss ein Netz spannen aus strukturierten Eingaben, damit ich das Material nach unterschiedlichen Kriterien wieder aus der Datenbank ausgeworfen bekomme. Und ich muss mich mit meinen Kollegen im Haus verabreden, die Eingaben so vorzunehmen, dass ich in dem Sammlungsbereich eines anderen Kustos auch in gleicher Art suchen kann. Ein Beispiel: Sofern ich und meine Kollegen beide nach einer vereinbarten Art und Weise Schlagwörter vergeben habe, kann ich sammlungsübergreifend nach Landschaften der 1970-er Jahre suchen und bekomme aussagekräftige Trefferergebnisse. Dann macht eine Datenbank Spaß.
Und weil in jedem Paradies eine Schlange sitzt, gibt es mich: Als Datenbankadministratorin wache ich wie ein Zerberus über die strukturierte Eingabe in den Sammlungen und erarbeite derzeit zusammen mit den Kustoden eben jene Datenfeldkataloge, nach denen dann die Eingabe stattfinden kann. Positiver Nebeneffekt dieser Dokumente ist, dass auch geringer ausgebildete Menschen als die Spezialwissenschaftler zumindest teilweise nach den Schreibanleitungen Eingaben vornehmen können, – vorausgesetzt, dass hinterher nochmal "drübergeschaut" wird. Datenbankarbeit ist keine Praktikantenarbeit!
Die Arbeit an sinnvollen Datenfeldkatalogen ist eine hoch spezialisierte Tätigkeit. Denn der, der sie macht, muss alle einzelnen wissenschaftlichen und museumsintern objektverwaltungsmäßig relevanten Punkte zusammentragen und hier unterbringen. Nacharbeiten sind absolut zu vermeiden, weil niemand Lust und Zeit hat, nach zum Beispiel 8.000 eingegebenen Datensätzen allen "nochmal schnell" z. B. Schlagwörter zu verpassen. Ohne Schlagwörter sind die Objekte aber fast nur nach Künstlern (wenn man den Namen noch erinnert) und Inventarnummern zu suchen: Man muss also schon wissen, was in der Datenbank drin ist, um zu Treffern zu kommen. Und wer hat schon den Überblick über 40.000 grafische Blätter oder 75.000 Photographien? Und es ist nicht jeder seit 25 oder 30 Jahren Kustos, hat die meisten seiner Schäfchen schon persönlich gesehen und Bilder im Kopf. Auch die anderen sollen mit dem Datenbestand sinnvoll und effektiv arbeiten können: Forscher, Studierende, Laien etc., die anfragen und aus ihrem eigenen Wissenskontext möglicherweise nach abgelegenen Spezialdetails fragen.
