Da die Stiftung Moritzburg seit dem 1. Januar 2013 Teil der Stiftung Dome und Schlösser in Sachsen-Anhalt geworden ist, gibt es neue Perspektiven für die Digitalisierung in der Moritzburg. Da sind plötzlich 17 weitere Liegenschaften (nicht alle mit Sammlungen), Kollegen, die Ähnliches tun, und neue Bedürfnisse zu berücksichtigen. Zum Beispiel entsteht die Frage, warum in einer einzigen Einrichtung zwei Objektverwaltungsprogramme weiterhin existieren sollen. Dome & Schlösser hat seit einigen Jahren Adlib von der Firma Adlib Information Systems, während sich die Moritzburg im letzten Jahr MuseumPlus von der Firma Zetcom zugelegt hat.

Die berechtigte Frage besteht, ob sich Mitarbeiter, die in unterschiedlichen Liegenschaften arbeiten, in zwei Systeme einarbeiten und beide beherrschen müssen. Ein wesentlicher Vorteil einer insgesamt größeren Institution ist schließlich für die kleineren Einrichtungen, von einer größeren Flexibilität unter anderem beim Personal profitieren zu können.

Für die Beantwortung der Frage, welche Software für die Zwecke der Moritzburg, aber auch der Gesamt-Stiftung geeigneter ist, werden wir über Start gehen und beide Programme und ihre Passgenauigkeit für die Institutionen nochmals miteinander vergleichen. Es wird interessant sein, jetzt mit einem höheren Wissensstand und nach den Erfahrungen mit den Firmen dieselben Fragen noch einmal zu stellen.

Es steht noch nicht fest, dass dabei tatsächlich eine Entscheidung Entweder-Oder herauskommt. Vielleicht stellt sich heraus, dass die Moritzburg mit MuseumPlus gut versorgt ist, während Adlib das bessere Produkt für die anderen Einrichtungen ist. Ein nicht zu unterschätzender Faktor an Zeit und Geld ist schließlich die Datenmigration von einem System in das andere. Die Sache selbst kostet nicht nur Geld, sondern erfordert IMMER eine anschließende Bereinigung der Daten, die nach einer systemimmanenten Struktur in dem einen Programm erzeugt und nun für das andere System passend gemacht werden müssen. Dies ist etwas, was wir derzeit sehr hart lernen: Wir haben von einem Datenbestand von rund 22.000 Datensätzen nach sechs Monaten erst wenige Buchstaben bereinigt (A, C, D, E, X, Y, Z, Ausstellungsmodul). 16.000 Datensätze müssen noch einzeln "in die Hand" genommen werden. Im Augenblick kann ich nur davon abraten, ein solche Unternehmen zu wagen. Zumindest haben wir aktuell 72.600 Datensätze in der Datenbank, die dann nochmal, vielleicht nicht weitgehend, aber immerhin, bereinigt werden müssten. Jemand, der mit Datenmigrationen mehr Erfahrung hat als ich, hat einmal gesagt, dass jede Migration auch zwangläufig einen Datenverlust mit sich bringen: Diesen kann man zwar durch gute Vorbereitung versuchen zu minimieren, aber ganz umgehen kann man dieses Problem wohl nicht. Deswegen bin ich gespannt, was bei dieser Frage herauskommt. Bericht folgt.

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