EDiM - Software
Zurück zur Anschaffung der Objektverwaltungssoftware und der Reproanlage: Innerhalb des Hauses galt es, schnellstmöglich die Entscheidung für ein Produkt herbeizuführen: Als ich im Sommer 2011 die Software- und Datenbank-Angelegenheit von zwei Mitarbeitern übernahm, war noch keine konkrete Präferenz vorhanden außer einer häufigeren Erwähnung von Adlib (von Adlib Information Systems) und MuseumPlus (von der Firma Zetcom). Die Kustoden der Moritzburg hatten sich seit 2002 durch Fortbildungen und im Kontakt mit Kollegen mit der Frage einer für ihre Bedürfnisse passenden Software auseinandergesetzt.
Nachdem beide Firmen zu einer Vorstellung ihres Produkts in die Moritzburg gekommen waren, kam eine klare Präferenz für MuseumPlus zum Vorschein. Dies ging vermutlich auf das ästhetisch ansprechende Äußere der Software-Oberfläche zurück und die übersichtlich angeordneten Informationen auf dem Bildschirm: In der oberen Hälfte links stehen die Stammdaten zum Objekt, rechts oben gibt es ein kleines Wiedererkennungsbild und unten quer über die untere Hälfte des Bildschirms mit einem System von Reitern Vertiefungsinformationen zum Objekt. Außerdem sind über verschiedene Buttons weitere Informationen, so genannte Module (zum Beispiel zur Literatur, zu Archivalien, zum Künstler oder sonst am Werk Beteiligten, zu weiteren Abbildungen, zur Restaurierung etc.) aufzurufen. Vom Datensatz und damit vom Objekt aus sind alle mit ihm verbundenen Funktionen und Informationen direkt erreichbar und dies scheinbar in einer bildhaften Klarheit. Mal sehen, ob sich dies bei der Arbeit mit der Datenbank bestätigt!
Letztendlich war der Gedanke ausschlaggebend, dass sich sowohl die zum Teil etwas älteren und wenig technik-affinen Mitarbeiter als auch neu einzuarbeitende temporäre Kräfte leichter und damit schneller in MuseumPlus zurecht fänden. Dies war aber kein Votum gegen das Konkurrenzprodukt oder auch andere Anbieter. Gleich zu Beginn war mir klar, dass es sich für die Moritzburg nicht lohnen würde, einen Softwarevergleich mit fast wissenschaftlicher Präzision und entsprechendem Aufwand vorzunehmen wie es für Verbünde wie zum Beispiel D:Kult im Düsseldorf nötig war oder wie es der Landschaftsverband Rheinland 1998 gemacht hat: http://www.museumsdokumentation.lvr.de/reload.asp?U=http://www.museumsdokumentation.lvr.de/. Auch reichte für die Moritzburg die Expertise von Herr Dr. Rohde-Enslin vom Institut für Museumsforschung aus, dass beide Produkte für uns in Frage kämen und akzeptabel wären. Die geringen Preisunterschiede beider Produkte wurden als vernachlässigungswürdig erachtet gegenüber den Kosten, die z. B. das Personal für das Befüllen der Datenbank verursacht.
Dies waren natürlich nicht die einzigen Überlegungen und Kriterien für die Software-Auswahl. Sie alle vollständig aufzuzählen, denke ich, ist auch hier nicht am Platz. Aber die Wichtigsten sollten doch erwähnt werden:
1. Die Datenbank sollte die Arbeit nach dem Spectrum-Standard des Collections Trusts (GB) ermöglichen. Gegenwärtig gibt es nur drei deutschsprachige Programme, die dies ermöglichen, unter anderem Adlib und MuseumPlus. Dies schränkte unsere Wahl ein und bestätigte die Vorauswahl. Siehe http://www.collectionslink.org.uk/spectrum-standardund auf Deutsch in der vorfinalen Version der Spectrum-Standard auf deutsch unter http://www.ag-sammlungsmanagement.de/.
2. Es sollte keine Software eines örtlichen Software-Anbieters, also kein proprietäre Produkt sein. In dieser Hinsicht lagen genügend Erfahrungen von anderen und bei der Moritzburg selbst vor, die gegen etwas „Selbstgebasteltes“ sprachen. Es sollte also ein kommerzielles, gut eingeführtes und gut laufendes Produkt sein, bei dem die Hoffnung besteht, dass es auch weiterhin gut läuft und dass man, wenn die Firma eingehen sollte, viele Kollegen im selben Boot hat, mit denen man gemeinsam eine Lösung des Problems suchen kann. Andere in Erwägung gezogene Produkte wie GOS oder auch Hida 4 von Startext schieden aufgrund unterschiedlicher Faktoren an irgendeiner Stelle des Rennens aus.
3. MuseumPlus bietet die Möglichkeit, zentral die Adressen der Institution und auch ihre Ausstellungen zu verwalten. Für das gemeinsame Arbeiten in der Moritzburg verspricht diese Funktion eine wesentliche Unterstützung der Kommunikation innerhalb des Hauses. Ein Archiv sollte nach Auskunft von Herrn Kanter von Zetcom ebenfalls in MuseumPlus zu verzeichnen sein, wenn auch nicht nach den vollen Regeln der Kunst dieses Faches, aber zumindest in ausreichender, pragmatischer Weise. Daneben hatten wir uns vorher einen Fragenkatalog und eine Anforderungsliste für die speziellen Bedürfnisse der Moritzburg gemacht, die wir zuerst in einem schriftlichen Fragebogen („Checkliste für den Softwarevergleich“, erarbeitet von der AG Softwarevergleich der Fachgruppe Dokumentation des Deutschen Museumsbundes vom 28. Juli 1997, siehe http://www.museumsbund.de/fileadmin/fg_doku/publikationen/softwarevergleich_Teil_5.pdf) abgeklopft hatten und später bei den Präsentationsveranstaltungen der beiden Software-Anbieter systematisch abgefragt haben.
4. Während der Recherche von ca. einem halben Jahr war es wichtig, von Kollegen zu hören, wie sie mit ihren Datenbanken und dem Support der Anbieter zufrieden waren. Dabei stellte sich ein gewisser Grundtenor heraus, den ich aus meiner bisherigen Erfahrung bestätigen kann. Weil dieses Hörensagen aber in unzulässiger Weise zufällig und auch persönlich gefärbt ist, möchte ich diesen Eindruck hier nicht formulieren. Aber ich kann nur raten, sich auf der Suche nach einer richtigen Software für das eigene Haus möglichst umfangreich bei Kollegen die Datenbanken anzusehen und auf ihre Kriterien zur Beurteilung zu hören. Erfahrungsberichte in schriftlicher Form finden sich in der Zeitschrift „museum aktuell“ vom Mai 2008 und online („Anwender-Erfahrungsberichte zu Inventarisierungsprogrammen. Ein Download-Zusatzservice der Zeitschrift „museum aktuell“, Ausgabe und Stand Mai 2008, Update August 2008. Siehe http://www.museum-aktuell.de/download/d_36.pdf).
An dieser Stelle soll nicht verschwiegen werden, dass das von uns ausgewählte Produkt (MuseumPlus von Zetcom) auch aus unserer Sicht Nachteile hat. So bekommt man keine Demoversion der Software zur Verfügung gestellt, so dass man nicht die Eingabe eines oder mehrerer auch schwieriger Objekte ausprobieren kann und sich die Funktionsweise des Programms mit allen Menüpunkten ansehen kann. Ein dickes Minus. Man muss den Versicherungen des Anbieters glauben, was prinzipiell natürlich in Frage zu stellen ist. Niemand würde ein Auto kaufen, das er nicht zuvor probegefahren ist. Man kauft die Katze im Sack, und man begibt sich in die Hand des Anbieters: Was ist, wenn es heißt, „Ja, dies und das kann die Software“, aber sich herausstellt, dass es ein „Ja, aber …“ ist?
Das nächste Mal berichte ich endlich vom Ankauf der Reproanlage. Schauen Sie also mal wieder rein.